UniSi: per i servizi di segreteria ecco 'Esculapio', basato sull'IA

Complesso didattico di Pian dei Mantellini, Università di Siena

L’Università di Siena ha avviato la riprogettazione digitale dei servizi di segreteria, puntando su automazione e tracciabilità per offrire un’assistenza efficace, professionale e affidabile, oltre che più rapida. Il nuovo modello è già attivo in fase pilota per lo sportello di area sanitaria, raggiungibile all'indirizzo: https://www.unisi.it/didattica/uffici-studenti-e-didattica/sportello-ufficio-servizi-agli-studenti-area-sanitaria. Attualmente sono attive nel sistema dieci procedure fra quelle maggiormente utilizzate ed è in programma la sua rapida implementazione con tutte le procedure offerte a studentesse e studenti. Il sistema sarà, inoltre, progressivamente esteso a tutti gli sportelli delle altre aree dell'Ateneo.

Il progetto poggia su due strumenti che agiscono in sinergia. L’assistente virtuale “Esculapio”, dal nome del Dio della medicina e della guarigione nella mitologia greca e romana, basato sull’IA, risponde 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 alle domande di studentesse e studenti, attingendo esclusivamente da fonti e documenti ufficiali. Semplifica il linguaggio burocratico e fornisce risposte chiare e link diretti ai moduli digitali necessari per avviare le istanze relative alla propria carriera. Una piattaforma operativa, anche dialogando con il sistema di Ateneo (“Esse3”), sostituisce la classica e-mail e trasforma ogni richiesta (dal riconoscimento di CFU e tirocini alla rinuncia agli studi) in un processo strutturato. Tutta la procedura si attiva in modo automatico e viene tracciata passo dopo passo, aggiornando la studentessa o lo studente tramite task di notifica.

I vantaggi sono molteplici. Per le studentesse e gli studenti sono legati all’esperienza utente semplificata, chiara e trasparente, con risposte disponibili sia in italiano che in inglese, informazioni immediate per le richieste di routine e una gestione rapida e tracciata dei casi complessi, smistati automaticamente agli operatori specializzati in base alla tipologia del servizio richiesto o al corso di laurea. Per gli uffici, si ottiene un’ottimizzazione dei flussi informativi e la razionalizzazione e dematerializzazione di procedure e moduli.

“Con questo modello innovativo – hanno commentato il Rettore Roberto Di Pietra e la Direttrice Generale Beatrice Sassi – l’Università di Siena si avvia a rivoluzionare l'esperienza delle studentesse e degli studenti che si rivolgono ai nostri sportelli di segreteria, per ora nell’area sanitaria e in prospettiva in tutte le aree dell’Ateneo. Tre sono le caratteristiche che rendono efficace il sistema: l’affidabilità, perché le risposte dell'IA sono basate esclusivamente su fonti ufficiali; la rapidità, con una decisa riduzione dei tempi di attesa grazie all'automazione e alla precompilazione dei dati; la professionalità, con un modello che garantisce che nessuna pratica vada persa e che la studentessa e lo studente siano costantemente informati sull'avanzamento della propria istanza”.

Fonte: Università di Siena - ufficio stampa